L’adressage : élément essentiel du traitement et distribution du courrier

Pour mieux cibler vos prospects et pour que la distribution de votre support de communication se déroule bien, il est avant tout nécessaire que l’adresse soit correcte, tant sur le fond que sur la forme, évidemment complète et pour finir à jour.

Dans le cas contraire, vous vous retrouverez au mieux avec un retard de livraison auprès de vos prospects; au pire un retour à l’expéditeur ou NPAI (N’habite Plus à l’Adresse Indiquée), et donc une opération marketing moins performante.

 La conformité des adresses

Il est indispensable d’utiliser des fichiers qualifiés, et surtout répondant à la norme postale : vos opérations seront d’autant plus réussies si vous suivez ces exigences.

Il existe des règles de présentation propres à chaque pays pour la rédaction de l’adresse postale. En France, une norme AFNOR a été établie et détermine la composition d’une adresse d’entreprise par exemple, de la manière suivante :

• Ligne 1 : RAISON SOCIALE ou DENOMINATION

• Ligne 2 : IDENTITE DU DESTINATAIRE et/ou SERVICE

• Ligne 3 : ENTREE-BATIMENT-IMMEUBLE-RES-ZI

• Ligne 4 : NUMERO-LIBELLE DE LA VOIE

• Ligne 5 : MENTION SPECIALE et COMMUNE
  GEOGRAPHIQUE (si différente de celle en ligne 6)

• Ligne 6 : CODE POSTAL et LOCALITE DE DESTINATION
  ou CODE CEDEX et LIBELLE CEDEX

Le traitement pour mise en conformité

• Dédoublonnage

Cette opération supprime et rapproche les doublons des fichiers par l’analyse des champs respectifs des bases de données. Elle peut se faire au sein d’un même fichier ou de multiples fichiers. Le paramétrage du dédoublonnage est déterminé en fonction de la souplesse qui est défini pour être appliquée au traitement des données, du plus strict au plus souple en terme de fiabilité. Il est recommandé dans la plupart des cas d’effectuer au préalable un traitement RNVP ou restructuration, normalisation et validation postale.

 Logique du principe du dédoublonnage de fichiers :

Le dédoublonnage s’établit généralement sur les champs suivants, ici pour fichier “particuliers” :

• Département à département
• Code postal à code postal
• Localité à localité
• Boîte postale à boîte postale
• Mot directeur de voie à mot directeur de voie
  (rue, boulevard, avenue …)
• Patronyme à patronyme
• Prénom à prénom
• Code client à code client
• N° de téléphone ou fax à N° de téléphone ou fax
• Adresse e-mail à adresse e-mail…

Le dédoublonnage s’effectue en général sur les mêmes champs pour les fichiers “entreprises” avec en sus :

•  Squelette de raison sociale à squelette de raison sociale
• Nom – Prénom à Nom – Prénom (s’il s’agit d’indépendants ou d’affaires personnelles)
• N° SIRET à N° SIRET

• RNVP: restructuration, normalisation & validation postale

Ce traitement a pour objectif de lutter contre les adresses incorrectes, fausses ou incomplètes qui ne permettent pas une bonne distribution du pli.

Les fonctions de la RNVP :

Ce traitement s’appuie sur les règles de la norme de l’adresse. Il a trois fonctions pincipales :

• Restructuration : re-positionner les différents éléments de l’adresse à la bonne place,
• Normalisation : contrôler qu’elle respecte la norme, notamment en nombre de lignes, en nombre de caractères par ligne, fiabiliser, corriger, homogénéiser…
• Validation : vérifier l’exactitude des éléments qui la composent par rapport aux référentiels.

Le traitement de l’adresse pour évaluation du coût postal (référentiels postaux)

Une évaluation du coût de l’affranchissement global de votre opération est établie à partir des référentiels postaux.

La gestion PND et NPAI

PND est l’acronyme pour Pli Non Distribuable. Lors d’une campagne de marketing direct postale, les PND sont retournés à l’expéditeur et leur nature précisée par l’apposition d’une étiquette spécifique renseignée par le facteur.

NPAI est l’acronyme pour “N’habite Pas à l’Adresse indiquée” qui signifie que le courrier postal n’a pu être distribué en raison d’une erreur portant sur l’adresse. Les NPAI sont retournés à l’expéditeur par le poste. Ils entrainent un double surcoût (traitement et affranchissement inutile).

Le terme de NPAI est remplacé progressivement depuis 2009 par le sigle PND.

La gestion des PND est l’ensemble des actions entreprises pour limiter le nombre des couteux PND dans le cadre d’une campagne de marketing direct postal.

La gestion des PND englobe des actions de prévention et le traitement des PND rencontrés.

Les actions de prévention visent essentiellement à assurer la qualité des adresses utilisées. Les plus courantes sont :

• l’optimisation des champs de saisie (papier et web)
• les contrôles à la saisie
• les traitements RNVP
• l’actualisation des fichiers (Charade, Estocade,etc..)

Le traitement des PND rencontrés consiste essentiellement à supprimer ou corriger (par un traitement ou une requalification) les adresses en erreur. Ce traitement se fait notamment à partir des informations figurant sur l’étiquette PND.

Nous pouvons prendre en charge la gestion de vos NPAI et PND.